Digitale handtekening

Octrooicentrum Nederland (OCNL) heeft bij het verwerken van verzoeken voor inschrijving van een wijziging in het octrooiregister, eerste stappen gezet met het accepteren van stukken voorzien van een elektronische handtekening. Op basis van de eerste ervaringen heeft OCNL zijn beleid nader vormgegeven.

OCNL accepteert digitale verzoeken met digitale bijlagen, mits deze getekend zijn met een geavanceerde (‘AES’) of gekwalificeerde elektronische handtekening (‘QES’). 

eIDAS-verordening: drie niveaus

De eIDAS-verordening, dat is de Verordening (EU) nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt, 
(kort gezegd: de EU-verordening voor elektronische handtekeningen), is hier van toepassing. 

(eIDAS = electronic IDentification, Authentication and trust Services)

De eIDAS-verordening maakt onderscheid tussen drie niveaus van handtekeningen:

•  SES     =   Simpel Electronic Signatures;
• AES     =   Advanced Electronic Signatures; en
• QES     =    Qualified Electronic Signatures.

QES

Artikel 25 lid 2 van de eIDAS-verordening bepaalt uitdrukkelijk dat een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven ‘natte’ handtekening.

OCNL: ook AES

OCNL geeft invulling aan de eIDAS-verordening en heeft besloten om ook documenten te accepteren die digitaal met een geavanceerde elektronische handtekening (AES) zijn getekend. 

Controle PDF

Bij controle van de bijlagen wil Octrooicentrum Nederland in de PDF in ieder geval kunnen zien:
- wie het document heeft ondertekend; en
- op welke datum de handtekening is geplaatst.

Dit betekent dat u OCNL digitaal de betreffende PDF moet toesturen, waarin deze gegevens zichtbaar en controleerbaar zijn. OCNL verkent nu de verdere opties voor controle.   

Voor een controle met Adobe wordt rechts op de kroontjespen geklikt. Een voorbeeld digitaal ondertekende PDF:

Voorlopig indiening per mail

In deze verkennende fase kunt u een verzoek tot inschrijving in het octrooiregister indienen op basis van:
- een akte met geavanceerde elektronische handtekeningen (AES); of 
- een akte met gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES).

Uw verzoek kunt u samen met de bijlagen (PDF met AES of QES) per mail versturen naar team.beheer@rvo.nl.

Gemengde verzoeken

Soms heeft de ene partij een elektronische handtekening gezet en de wederpartij een handgeschreven ‘natte’ handtekening. 

In dat geval moet u:

• een digitaal verzoek indienen (met PDF met AES/QES), 

• en een verzoek op papier indienen met als bijlage de handgeschreven ‘natte’ handtekening, 

  OCNL kan dan de handtekening van beide partijen kan controleren.

• in uw mail en in uw verzoek per post duidelijk vermelden dat u het verzoek zowel per post als per mail indient. 

Deze werkwijze geldt ook als u meerdere documenten meestuurt en de ondertekening van documenten (digitaal of ‘nat) niet voor elk document gelijk zijn. 

Leidraad

Zodra Octrooicentrum Nederland genoeg ervaring heeft opgedaan met PDFs die met een AES of QES zijn ondertekend, zal OCNL de ‘Leidraad inschrijvingen in het octrooiregister’ aan dit nieuwe beleid aanpassen.

Vragen

Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u deze ook per mail versturen naar team.beheer@rvo.nl.  Maar nogmaals, we doen nu eerste ervaringen op.