Een kijkje onder de motorkap van de nieuwe Online Filing-applicatie

Op 23 januari is Octrooicentrum Nederland gestart met de pilot van de nieuwe Online Filing-applicatie. Tijdens de testperiode zijn Nederlandse aanvragen, vertalingen voor Europese validaties en vervolgpost ingediend en gecontroleerd. Het nummer van de eerste NL-aanvraag was 4000000 en werd op 29 januari ingediend door AOMB. In totaal hebben 3 gemachtigdenkantoren 40 indieningen gedaan. Pepijn Duif – Adviseur Systemen en Processen bij Octrooicentrum Nederland – vertelt over de resultaten van de pilot en wat er de komende tijd gaat gebeuren.

“Weet je nog hoe je vroeger je belastingaangifte moest doen? Je moest software downloaden, formulieren invullen en het eindresultaat opsturen naar de Belastingdienst. Het oude systeem om octrooien in te dienen – bij gebruikers beter bekend als eOLF – werkte ongeveer net zo”, zegt Pepijn. Hij is vanaf het begin nauw betrokken bij de nieuwe manier om octrooien in te dienen én vervolgpost te versturen. “En dan hadden octrooi-indieners ook nog een token en een smartcard van het EOB nodig. Niet meer van deze tijd. Letterlijk, want eOLF is 18 jaar geleden door het EOB ontwikkeld.

Tweestapsverificatie 

De nieuwe Online Filing-applicatie werkt niet meer met tokens en smartcards, maar via een webapplicatie, met tweestapsverificatie. Pepijn geeft aan dat de eerste reacties van gemachtigdenkantoren positief zijn. “Veel gemachtigden vonden het werken met smartcards vervelend. De smartcards werkten ook niet altijd. En er waren vaak problemen met autorisaties.” 

Software in eigen beheer

Nog een voordeel van de nieuwe Online Filing-applicatie: Octrooicentrum Nederland ontwikkelt de software in eigen beheer. Pepijn: “Dat betekent dat we sneller en makkelijker zelf veranderingen kunnen aanbrengen. Bijvoorbeeld in formulieren die onze klanten gebruiken. Zo konden wij zelf niet een toelichting aanpassen in een formulier. Dat kan nu wel. En nog een extra feature: klanten kunnen nu ook gebruikmaken van Engelstalige formulieren.”

Benelux-project

Bij de ontwikkelingen van de nieuwe Online Filing-applicatie zijn veel partijen betrokken, zegt Pepijn. “Allereerst natuurlijk het EOB, als originele ontwikkelaar van de software, maar ook juristen, senior adviseurs en IT-leveranciers. We ontwikkelen de applicatie overigens in Benelux-verband. Elke land heeft z’n eigen versie – want de octrooiwetten verschillen per land – maar de look en feel is hetzelfde.”

Indieningen

Pepijn vertelt dat tijdens de pilot voornamelijk is getest hoe indieningen verlopen: “Indieningen worden op één plek verzameld. Wij halen die in batches op, elke 30-45 minuten. De vraag was of het verzenden en ontvangen goed ging. En of vervolgens de juiste taken bij het team Octrooiregistratie werden aangemaakt. Maar we hebben natuurlijk ook gepeild wat de klantreacties op de applicatie waren.”

Verbeterpunten

De pilot heeft voor Octrooicentrum Nederland een aantal verbeterpunten opgeleverd. Die worden nu doorgevoerd. En de ontwikkelaars zijn druk bezig om de laatste formulieren toe te voegen: de PCT aanvraag en vervolgpost. Pepijn verwacht dat de nieuwe Online Filing-applicatie in april in gebruik kan worden genomen. Maar tot het zo ver is, volgen nog flink wat interne en externe testrondes. “Want het systeem moet gewoon perfect zijn. Er hangt veel van af.”